19. Hướng dẫn sử dụng, quản lý hóa đơn điện tử Viettel trên phần mềm S-invoice

S-invoice không chỉ đơn thuần là hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy mà còn được kỳ vọng và đánh giá là giải pháp thông minh, an toàn và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Bài viết hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử Viettel trên phần mềm S-invoice dưới đây sẽ giúp người dùng tiếp cận và thao tác thành thạo trên hệ thống.

1. Hướng dẫn sử dụng và quy trình quản lý phần mềm hóa đơn điện tử Viettel

Dưới đây là 5 nghiệp vụ và 3 thao tác thường xuyên sử dụng nhất trên phần mềm hóa đơn điện tử.

1.1. Khởi tạo, đăng ký sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký cấp phép việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế phụ trách tại địa phương. Các bước thực hiện đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm:

Bước 1: Doanh nghiệp Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp chuẩn bị và gửi Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 Phụ lục đi kèm của Thông tư 32/2011 về hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy hoặc qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế phụ trách tại địa phương.

[caption id="attachment_9061" align="aligncenter" width="489"]Mẫu số 01: Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử[/caption]

Bước 2: Doanh nghiệp đưa ra Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước tiếp theo, doanh nghiệp cần gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo mẫu số 02 Phụ lục đi kèm tại Thông tư trên bằng đường văn bản giấy hoặc có thể gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng ở cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế phụ trách tại địa phương.

[caption id="attachment_9062" align="aligncenter" width="512"]Mẫu số 02: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử[/caption]

Bước 3: Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi đến cơ quan thuế

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hóa đơn điện tử đúng định dạng khi gửi cho khách hàng, sau đó ký số điện tử và gửi đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

[caption id="attachment_9063" align="aligncenter" width="512"]Hóa đơn điện tử mẫu đã được ký số điện tử[/caption]

Lưu ý: 

Để thuận tiện trong quá trình đăng ký, doanh nghiệp có thể chuẩn bị cả 03 loại giấy tờ và gửi một lần đến cơ quan thuế.

Nếu sau 02 ngày kể từ khi gửi yêu cầu đăng ký hóa đơn điện tử không nhận được bất kỳ phản hồi nào từ cơ quan thuế, doanh nghiệp nghiễm nhiên có quyền phát hành hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 37/2017/TT-BTC quy định về hóa đơn điện tử 2017 được ban hành ngày 27/04/2017.

Các thông tin chi tiết hơn về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm tại bài viết “Đăng ký hóa đơn điện tử Viettel” của chúng tôi.

1.2. Hướng dẫn quy trình lập, xuất và gửi hóa đơn điện tử Viettel cho khách hàng sử dụng

Hai chức năng chính và quan trọng nhất của một phần mềm hóa đơn điện tử chính là lập và phát hành hóa đơn cho nhu cầu giao dịch hàng hóa. 

Với S-invoice, doanh nghiệp có thể thực hiện hai tác vụ trên chỉ với một vài bước đơn giản sau:

1.2.1. Lập hóa đơn và hóa đơn nháp

Bước 1: Vào giao diện lập hóa đơn.

Bước 2: Thiết lập các thông tin về khách hàng mới hoặc truy vấn dữ liệu khách hàng cũ.

Bước 3: Thiết lập các thông tin cho phần “Thông tin giao dịch”.

Bước 4: Thiết lập các thông tin cho  phần “Thông tin hóa đơn”.

Bước 5: Nhấn lưu hóa đơn.

1.2.2. Xuất hóa đơn điện tử

Để xuất hay phát hành hóa đơn điện tử đã lưu, doanh nghiệp thực hiện theo các bước:

Bước 1: Vào giao diện “Quản lý hóa đơn chưa phát hành” trên menu “Quản lý hóa đơn”.

Bước 2: Tìm kiếm hóa đơn điện tử cần phát hành, sau đó nhấn vào nút “Phát hành” .

Bước 3: Nhập thời gian phát hành hóa đơn.

Bước 4: Nhấn chọn “Phát hành”.

Chỉ với một số bước đơn giản, doanh nghiệp đã có thể hoàn thành các tác vụ tạo, lập và phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm S-invoice. Để xem chi tiết các bước thực hiện, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm tại các bài viết liên quan:

Cách lập hóa đơn điện tử Viettel

Các lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử Viettel

1.2.3. Gửi hóa đơn điện tử

Sau khi phát sinh giao dịch, người mua có quyền yêu cầu người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ gửi hóa đơn điện tử đến trực tiếp người mua thông qua email hoặc sms. Các dữ liệu về hóa đơn điện tử này sẽ được bên mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng cho các mục đích kê khai, hạch toán,....và nhiều mục đích khác.

Có 02 hình thức gửi hóa đơn điện tử hiện nay:

Gửi hóa đơn điện tử trực tiếp: Hóa đơn được khởi tạo từ phần mềm máy tính tạo lập hóa đơn phía người bán và được gửi trực tiếp đến người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

Gửi hóa đơn gián tiếp thông qua đơn vị trung gian cung cấp: Hóa đơn điện tử được tạo lập từ phần mềm hóa đơn điện tử (chẳng hạn như S-invoice) và sau đó được người mua tùy chọn gửi đến người mua theo hình thức đã thỏa thuận.

Với S-invoice, doanh nghiệp có thể tùy chọn tính năng gửi hóa đơn đến bên mua theo yêu cầu thỏa thuận. Việc gửi hóa đơn điện tử được thực hiện vô cùng nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm rất nhiều chi phí so với việc gửi hóa đơn giấy thông thường.

1.3. Chuyển đổi hóa đơn giấy từ hóa đơn điện tử

[caption id="attachment_8225" align="aligncenter" width="640"]Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có được hay không, và đâu là cách thực hiện?[/caption]

Hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi dưới hình thức văn bản giấy. Văn bản này được sử dụng cho mục đích giám sát, theo dõi hoạt động kinh tế hoặc lưu trữ chứng từ kế toán. Tuy nhiên trong một số trường hợp, hóa đơn điện tử chuyển đổi còn có giá trị giao dịch, thanh toán,...được quy định theo Điều 10, Nghị định 119 về hóa đơn điện tử.

Để phục vụ cho các nhu cầu sử dụng từ phía người dùng, S-invoice hỗ trợ doanh nghiệp tính năng tạo lập hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử một cách tiện lợi nhất. Quá trình chuyển đổi hóa đơn giấy từ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết tại bài viết: “Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy”.

1.4. Báo cáo sử dụng, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Điều 25, Thông tư số 153/2010/TT-BTC quy định về việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp được thể hiện như sau:

Các chủ thể và tổ chức kinh tế có trách nhiệm thực hiện nộp báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mỗi quý. Bản Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp được gửi đến cơ quan thuế có kèm theo Hồ sơ khai thuế GTGT của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.

Các chủ thể và tổ chức kinh tế có trách nhiệm thực hiện nộp báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế khi sáp nhập, chia, tách, chuyển đổi sở hữu, giải thể, phá sản, khoán, giao, bán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước, kèm theo đó là thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

Trường hợp chủ thể và tổ chức kinh tế thay đổi địa điểm doanh nghiệp đến nơi không thuộc quyền quản lý của cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì cần thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử trước khi ra quyết định thông báo phát hành hóa đơn mới tại nơi  chuyển đến.

Các chủ thể và tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có thể gửi báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế theo đường điện tử thông qua cổng thông tin trực tuyến của cơ quan thuế.

1.5. Hướng dẫn sử dụng S-Invoice hủy hóa đơn điện tử Viettel có sai sót

Trong quá trình sử dụng, nếu xảy ra bất kỳ sai sót nào về hóa đơn giao dịch trường hợp đã giao hóa đơn nhưng chưa giao hàng hóa cho người mua và chưa thực hiện kê khai thuế, doanh nghiệp có thể tiến hành hủy hóa đơn điện tử. Ngoài ra, hóa đơn điện tử lưu trữ quá 10 năm còn bị buộc phải hủy theo Luật Kế toán.

Việc hủy hóa đơn có thể tiến hành theo 02 hình thức:

Hủy hóa đơn điện tử khi chưa gửi hóa đơn và hàng hóa cho bên mua.

Hủy hóa đơn điện tử khi đã gửi hóa đơn và hàng cho bên mua, tuy nhiên cả hai bên đều chưa thực hiện kê khai thuế. Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ xử lý bằng cách  thực hiện lập hóa đơn điện tử thay thế.

Trong trường hợp hóa đơn đã kê khai thuế, nếu xảy ra sai sót về thông tin giao dịch, doanh nghiệp không thể hủy hóa đơn điện tử ấy mà chỉ có thể thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh (doanh nghiệp có thể tham khảo chi tiết tại bài viết: “Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử”).

Để thực hiện hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp hãy thực hiện theo các bước:

Bước 1: Tra cứu hóa đơn điện tử cần thực hiện hủy.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng mũi tên đi xuống bên phải hóa đơn, một bảng tùy chọn sẽ được hiển thị bên dưới.

[caption id="attachment_9064" align="aligncenter" width="152"]Giao diện tùy chọn được hiển thị[/caption]

Bước 3: Chọn chức năng “Hủy giao dịch”, một giao diện mới sẽ được hiển thị trên màn hình.

[caption id="attachment_9065" align="aligncenter" width="640"]Giao diện “Hủy giao dịch” hóa đơn điện tử trên S-invoice[/caption]

Bước 4: Doanh nghiệp nhập các thông tin liên quan về hóa đơn cần hủy.

Bước 5: Nhấn chọn “Cập nhật” để tiến hành hủy hóa đơn điện tử.

2. S-invoice là giải pháp dịch vụ hóa đơn điện tử tối ưu của Viettel dành cho doanh nghiệp

Các quy định về hóa đơn điện tử là rất nhiều. Đây có thể xem là điều ngán ngẫm thật sự cho bất kỳ doanh nghiệp nào khi bắt đầu tiếp xúc với hóa đơn điện tử.

Để giải quyết vấn đề này, rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn và tin dùng S-invoice như một giải pháp giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử.

[caption id="attachment_8705" align="aligncenter" width="512"]Với hệ thống hạ tầng công nghệ hiện đại, đồng bộ, S-invoice có khả năng phát hành 15 triệu hóa đơn/ tháng[/caption]

Với S-invoice, doanh nghiệp có thể nhận được nhiều tiện ích như:

Đẩy nhanh tốc độ tạo lập hóa đơn điện tử nhờ vào sự giảm thiểu các thủ tục hành chính (tiết kiệm 75% thời gian khởi tạo và phát hành hóa đơn, giảm 80% chi phí bảo quản, in ấn, giao nhận).

Tính năng gửi hóa đơn đến trực tiếp người mua thông qua sms hoặc email, nhanh chóng và thuận tiện, tích hợp với hệ thống, phần mềm quản lý tối ưu công tác quản lý, điều hành.

Khả năng bảo mật dữ liệu tối ưu nhờ hạ tầng công nghệ hiện đại và đồng bộ của Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông Quân đội (Viettel): phát hành hàng triệu hóa đơn/ngày, giám sát hệ thống 24/24 đảm bảo an toàn tuyệt đối khi lưu trữ và quản lý đơn trên hệ thống.

Hệ thống làm việc linh hoạt, hiệu quả: hỗ trợ 24/7 sử dụng dịch vụ cả hai hình thức trực tuyến và hệ thống trung tâm công nghệ thông tin khắp 63 tỉnh thành trên cả nước.

[caption id="attachment_8241" align="aligncenter" width="607"]Hóa đơn điện tử S-invoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian đồng thời cũng là yếu tố khẳng định sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp[/caption]

Để nhận được sự tư vấn và thông tin dịch vụ, doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng các cách sau:
- Hỗ trợ sử dụng hóa đơn điện tử Sinvoice Viettel: 1800-8000

- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Sinvoice Viettel: 0939 534 153

- Gia hạn hóa đơn điện tử Sinvoice Viettel: 0939 534 153